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隨著社會的發(fā)展，人們在工作和生活中的相處越來越頻繁，事情也越來越復(fù)雜，因而應(yīng)用文的功能也就越來越多了。所謂應(yīng)用文是人們在生活、學(xué)習(xí)、工作中為處理實際事物而寫作，有著實用性特征，并產(chǎn)生慣用格式的文章。

應(yīng)用文是人類在常年的社會實踐活動中產(chǎn)生的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務(wù)、交流愛情的工具，有的應(yīng)用文還拿來作為賬簿和根據(jù)。

【結(jié)構(gòu)】

1.結(jié)構(gòu)的涵義

結(jié)構(gòu)是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造，是作者根據(jù)主題的須要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結(jié)構(gòu)具有兩重含意：一是宏觀結(jié)構(gòu)，即文章的總體構(gòu)思、大體框架;二是微觀結(jié)構(gòu)，即對文章的層次、段落、開頭、結(jié)尾、過渡、照應(yīng)和主次的具體設(shè)計。

作用：

①使文章言之有體。“體”指體裁。應(yīng)用文在常年的寫作實踐過程中，大都產(chǎn)生了比較固定的結(jié)構(gòu)形態(tài)，也叫程式。

②使文章言之有序。合理安排結(jié)構(gòu)，就是按照一定的思路，將零散的材料組織上去，使之條理清楚，成為一個有機的整體。

③使文章言之成文。通過悉心安排結(jié)構(gòu)，可以降低文章的文筆，進而提高其可讀性。

2.安排結(jié)構(gòu)的原則

①要服從表現(xiàn)主題的須要。主題是作者的寫作目的、意圖的彰顯，結(jié)構(gòu)必須服從主題的須要，為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)。比如如何安排開頭與結(jié)尾、怎樣界定層次與段落、怎樣設(shè)置過渡與照應(yīng)、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。這樣，就能使文章組成一個嚴(yán)謹(jǐn)縝密、內(nèi)容形式統(tǒng)一的有機整體。

②要正確反映客觀事物的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。應(yīng)用文是對現(xiàn)實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局的過程，作者對它的認(rèn)識也遵守一定的規(guī)律。這些規(guī)律性，也就表現(xiàn)為文章結(jié)構(gòu)的基本方式。

③要適應(yīng)不同文體的要求。文體不同，結(jié)構(gòu)的款式和要求也會不同。應(yīng)用文不同于文學(xué)作品，不同類型的應(yīng)用文體結(jié)構(gòu)形式也存在著區(qū)別。

3.結(jié)構(gòu)的要求

①嚴(yán)謹(jǐn)自然。指文章結(jié)構(gòu)精當(dāng)嚴(yán)密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴(yán)密，以主旨貫串全文仍然，不枝不蔓。層次段落的界定要恰當(dāng)，組織嚴(yán)密，聯(lián)系緊湊，脈絡(luò)暢通，行止自如。過渡和照應(yīng)要自然，不能刻意的堆砌，更不能牽強堆砌。

②完整粗壯。指文章各部份要配置齊全，比列協(xié)調(diào)，詳略得當(dāng)，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章通常都有開頭、主體和結(jié)尾三部份，三部份比列要協(xié)調(diào)，主體要內(nèi)容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對并列內(nèi)容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關(guān)系，以保證結(jié)構(gòu)的完整和纖細(xì)，使之全然一體。

③清晰顯眼。大多數(shù)應(yīng)用文不要求行文坎坷波瀾，而要求綱舉目張、清晰顯眼，便于讀者掌握要領(lǐng)或貫徹執(zhí)行，所以常采用加小標(biāo)題、寫段首撮要、條目式等方式。這在一些法規(guī)性文體中最為顯著。

4.結(jié)構(gòu)的內(nèi)容

①層次與段落。層次是文章中作者抒發(fā)主題的階段和順序，是文章內(nèi)容展開的順序。層次彰顯了事物發(fā)展的階段，是問題的各個側(cè)面和作者思維的過程，又稱為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節(jié)”等。段落，又稱“自然段”，是組成文章、表達(dá)思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的方式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉(zhuǎn)換，以換行為為標(biāo)志。二者有顯著的區(qū)別，層次注重于內(nèi)容的界定，段落注重于文字方式的表現(xiàn)。有時一個段落正好是一個層次，有時幾個段落表現(xiàn)一個層次或一個段落內(nèi)有幾個層次。安排層次有兩種模式：

(1)縱式，即思路橫向展開的結(jié)構(gòu)形式。具體有兩種類型：時間次序式和邏輯次序式。后者是根據(jù)事物的生產(chǎn)流程、事情或風(fēng)波的發(fā)展過程或時間的先后次序安排層次。須要注意的是，采用這些結(jié)構(gòu)形式，不能事無巨細(xì)地記流水賬，要緊抓事物發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。邏輯次序關(guān)系是根據(jù)事理內(nèi)在的邏輯次序安排層次。這些邏輯關(guān)系表現(xiàn)為：現(xiàn)象——本質(zhì)，緣由——結(jié)果，宏觀——微觀，某些—一般等。根據(jù)這樣的關(guān)系先后為序、環(huán)環(huán)相扣、層層遞進地安排結(jié)構(gòu)，就是邏輯次序。

(2)橫式，即思維縱向發(fā)展的結(jié)構(gòu)形式。表現(xiàn)在方式上，它是把整體界定為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等并列，從不同方面和角度共同闡明了事物的整體面貌和主旨，或根據(jù)空間方位的變換，或根據(jù)材料的不同性質(zhì)和類型，或根據(jù)問題的不同側(cè)面等。這些結(jié)構(gòu)方式，在應(yīng)用寫作中運用很廣泛，述職報告、調(diào)查報告、總結(jié)等均可采用。

②過渡與照應(yīng)。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉(zhuǎn)換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應(yīng)是指文章內(nèi)容的前后呼應(yīng)和關(guān)照，可以使文章結(jié)構(gòu)縝密嚴(yán)謹(jǐn)，全然一體，能夠使個別關(guān)鍵內(nèi)容得到指出，突出主題。

通常情況下，當(dāng)內(nèi)容由總到分或由分到總時、意思轉(zhuǎn)換時以及抒發(fā)形式變化時，須要安排過渡。過渡的方式有段落、句子或詞句。如上下文縫隙大，轉(zhuǎn)折也很大，常用過渡段聯(lián)結(jié)。上下文縫隙小，多用提示性的短語，如公文中，常有“特此如下通告”、“現(xiàn)將有關(guān)事項告知如下”、“為此，特制訂本細(xì)則”等作過渡。在意思轉(zhuǎn)折不大的情況下，多用關(guān)聯(lián)詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過渡詞。

在應(yīng)用文中，常用的照應(yīng)方式有：

(1)首尾照應(yīng)，即在文章的結(jié)尾處，把開頭交代的事或提出的問題再度提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結(jié)、調(diào)查報告等。

(2)文題照應(yīng)，即指在行文中時時照應(yīng)標(biāo)題，對主題加以指出、提示。如大多數(shù)公文標(biāo)題中都包含著“事由”，文章內(nèi)容自然要與標(biāo)題相照應(yīng)。

(3)文中照應(yīng)，即文章自身前后內(nèi)容間的照應(yīng)，如個別細(xì)節(jié)和問題在行文中不斷被提起，這樣能加強印象，更好地實現(xiàn)作者的抒發(fā)意圖。

③開頭與結(jié)尾。開頭是整篇文章的第一步，可以起到統(tǒng)領(lǐng)整篇，展開全文的作用。結(jié)尾是全文的收束和結(jié)局，能幫助讀者加深認(rèn)識，掌握整篇，達(dá)到預(yù)期的寫作目的。

常見的開頭方法有：

(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接說明。一些公文常用這些方法，常用動詞“為”、“為了”領(lǐng)起。

(2)依據(jù)式。就是開頭闡述撰文的依據(jù)，或引據(jù)新政法令和規(guī)定指示，或援引全文，或引據(jù)事實和道理，常用“根據(jù)”、“按照”、“遵照”等領(lǐng)起下文。

(3)緣由式。就是以交代行文的原因作為開頭，常用“由于”、“因”、“鑒于”等引出緣由或闡述某種情況作為誘因，再引出寫作目的。

(4)概述式。就是在開頭部份對文章內(nèi)容的背景、基本情況、主要內(nèi)容加以概述。采用這一方法，能起到提綱挈領(lǐng)的作用。

(5)推論式。就是將推論、結(jié)果先作交代公文寫作基礎(chǔ)知識，再由果溯因。

(6)提問式。就是開篇提出問題，之后引發(fā)下文，常見于調(diào)查報告的寫作。

(7)援引式。常用于有具體規(guī)定格式的文體中，如“合同”，或援引下級來文、上級指示精神，或有關(guān)新政法規(guī)，借以作為撰文的根據(jù)。如批復(fù)、函等常用這些方法。

常見的結(jié)尾形式有：

(1)自然掃尾式。就是在主體部份寫完以后公文寫作基礎(chǔ)知識，事盡言止，自然收結(jié)。

(2)總結(jié)歸納式。指在主體寫完后，對全文的主旨進行簡略的概括，總結(jié)全文。

(3)指出說明式。是在應(yīng)用文的結(jié)尾處，對全文的主旨意義、重要性進行指出，以造成讀者的注意。

(4)希望呼吁式。就是在結(jié)尾部份提出希望，發(fā)出呼吁，展望未來，以鼓舞士氣。

(5)專門結(jié)尾用語式。就是在結(jié)尾處，采用特定的用語結(jié)束全文。

【語言】

1.確切

確切，就是要正確地、恰當(dāng)無誤地抒發(fā)出所要抒發(fā)的內(nèi)容，用詞用語含意清楚，概念恰當(dāng)明晰，不形成歧義，不造成誤解，無溢美之詞，無隱惡之嫌。

要做到語言確切，必需要掌握成語的分寸感和合適度。非常是要分辨同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差異等方面的細(xì)微差異。

要做到語言確切，還要注意語意鮮明，不能模棱兩可，含混其辭，以免形成歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關(guān)部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據(jù)”等抒發(fā)含混的詞應(yīng)慎重使用。

2.簡明

簡明，指文字的簡約、明白，用較少的文字清楚抒發(fā)較多、較豐富的內(nèi)容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主干，把無關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容刪掉。其次要反復(fù)磨煉，提升概括能力，避免拼湊修飾語，適當(dāng)使用縮略語，如“五講四美”等。第三，要推敲成語，錘煉句子，一句話能夠說明白的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當(dāng)?shù)剡\用詞語、文言成語等，也有助于語言的簡明。第四，要注意用詞淺顯，不用冷僻冗長的字句。應(yīng)當(dāng)強調(diào)的是，“簡”要得當(dāng)，不能茍簡，要以不阻礙內(nèi)容的抒發(fā)為前提，絕不能為簡而生造成語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或形成歧義，導(dǎo)致誤會。

3.平實

應(yīng)用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，常常至關(guān)重要。為了易于讀者理解，應(yīng)用文語言撓度求平實。行文時多用平直的表述，恰當(dāng)?shù)淖h論，簡約明了的說明。例如公文，它具有行政約束力和法定的權(quán)威性，因而，用語必須樸實、切實，不能鉛華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。

應(yīng)用文寫作要求用語平實，但平實不等于平靜。我國歷史上保留出來的許多文章既是應(yīng)用文，同時又是文學(xué)佳作。

4.得體

應(yīng)用文實用性強，講求得體，一方面要適宜特定的文體。按文體要求措詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊嚴(yán)，調(diào)查報告須平實，學(xué)術(shù)論文應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，社交文書需較濃的愛情色調(diào)，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業(yè)交際文書要含蓄，協(xié)議書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身分，閱讀的對象，征稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環(huán)境的和諧一致，恰如其分。例如須要登報或張貼的，語言要淺顯易懂，須要宣讀或廣播的，語言應(yīng)簡明流暢、便于朗讀;書信的寫作，要按照遠(yuǎn)近尊卑、尊卑長幼的關(guān)系使用相應(yīng)的語言;公文的寫作要按照不同文種和行文關(guān)系而使用相應(yīng)的語言，否則就不得體。總而言之，作者應(yīng)有針對性地運用得體的語言取得最佳的抒發(fā)療效。

【種類】

應(yīng)用文的種類繁雜，可以從不同的角度界定成不同的類別。

一、按其處理事情的性質(zhì)界定

可以分為公務(wù)類應(yīng)用文和私務(wù)類應(yīng)用文。

公務(wù)類應(yīng)用文是指為處理國家和集體的事務(wù)而寫作和使用的應(yīng)用文，即一般所說的公文。

私務(wù)類應(yīng)用文是指為處理個人的事務(wù)而寫作和使用的應(yīng)用文，即一般所說的個人日常應(yīng)用文書。

二、按抒發(fā)形式界定

有記敘文、說明文、議論文。

記敘文是以記敘為主要抒發(fā)方法的應(yīng)用文;說明文是以說明為主要抒發(fā)方法的應(yīng)用文;議論文是以議論為主要抒發(fā)方法的應(yīng)用文。

三、按使用領(lǐng)域界定

(一)行政類應(yīng)用文行政類應(yīng)用文包括國家行政機關(guān)公文和日常行政公文。

1.國家行政機關(guān)公文

國家機關(guān)公文是國家機關(guān)、社會團體或企事業(yè)單位處理事務(wù)的文件，主要拿來傳達(dá)和貫徹黨和國家的新政法令，指導(dǎo)工作，提出要求，答復(fù)問題，通報情況，交流經(jīng)驗，傳遞信息。公文制做比較嚴(yán)格，具有一定的法律效力，在寫作和使用時，要按照國家最新的行政機關(guān)公文處理辦法，分辨每類公文文種的行文要求和使用范圍，確定適用的文種方式，確保其使用效率。

2.日常行政機關(guān)公文

日常行政機關(guān)公文是指上述國家法定的行政機關(guān)公文以外的一些事務(wù)文件。是指簡報、計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、規(guī)章制度，介紹信、證明信等拿來處理單位內(nèi)部日常事務(wù)，與具體部門進行工作聯(lián)系的應(yīng)用文。它們的行文格式不像公文那樣嚴(yán)格，制做也比較自由。日常事務(wù)公文不具有法定的權(quán)威，通常不單獨行文，如有必要，需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。有些日常事務(wù)公文還可在報刊上發(fā)表。

(二)專業(yè)工作應(yīng)用文

專業(yè)工作應(yīng)用文是指在一定專業(yè)機關(guān)或?qū)ｉT的業(yè)務(wù)活動領(lǐng)域內(nèi)，因特殊須要而專門產(chǎn)生和使用的應(yīng)用文。因為分工不同，社會各行各業(yè)經(jīng)管的事務(wù)有很大的差別。這樣，在常年的工作實踐中便漸漸產(chǎn)生了一些與其專業(yè)相適應(yīng)的應(yīng)用文，稱為專業(yè)工作應(yīng)用文。專業(yè)應(yīng)用文不僅要遵循應(yīng)用文的通常規(guī)則外，還有很強的專業(yè)特性，外行人是不能寫好的，如財經(jīng)部門常用的預(yù)決算報告、審計報告、市場調(diào)查報告、市場預(yù)測報告、項目可行性研究報告、外貿(mào)函電、經(jīng)濟協(xié)議等;司法部門常用的控告書、判決書、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文教部門常用的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)管理細(xì)則;醫(yī)務(wù)工作常用的病歷、處方、護理日志、診斷證明書、死亡報告;外事工作常用的照會、聲明、國書、意向書、備忘錄、國際公約、聯(lián)合公報等等。

在各種應(yīng)用文中，專業(yè)工作應(yīng)用文涉及的面最廣，發(fā)展最快。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，社會分工會越來越細(xì)，為適應(yīng)工作須要隨事立體的應(yīng)用寫作新方式，也將會不斷增多。

(三)日常生活應(yīng)用文

日常生活應(yīng)用文主要指個人拿來處理日常生活事務(wù)和禮儀的應(yīng)用文，如書信、電報、啟事、請柬、訃告、日記、讀書筆記。日常生活應(yīng)用文與個人的日常生活、人際相處活動關(guān)系密切，使用范圍很廣。日常生活應(yīng)用文其實也有一定的格式，但不非常嚴(yán)格，寫作較靈活自由。

以上只是從大的方面來界定。假如進一步，還可依據(jù)行文方向、內(nèi)容性質(zhì)或其他管理文件的標(biāo)準(zhǔn)來界定。

【表達(dá)形式】

1.表述

表述，指的是把人物的活動、經(jīng)歷和風(fēng)波發(fā)展變化過程交待下來一種抒發(fā)形式。在應(yīng)用文寫作中是最基本、最常用的抒發(fā)形式。

應(yīng)用文寫作中表述的人稱，有第一人稱(“我”、“我們”)和第二人稱(“他”、“他們”)。使用第一人稱“我”、“我們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書信、請示、報告、總結(jié)等文體的寫作，多用第一人稱。有時，為簡略起見，常使用無時態(tài)。有的應(yīng)用文體，如新聞報導(dǎo)、簡介、調(diào)查報告、會議紀(jì)要，為表明作者立場客觀、公正，傳播的信息真實、可信，常采用第二人稱寫作。

應(yīng)用文中的表述方法有插敘、倒敘、插敘、分?jǐn)⒌取?yīng)用文中記敘風(fēng)波的發(fā)展過程，介紹單位的基本情況，通常都是按借喻，即時間先后為序來表述。其緣由在于，應(yīng)用文重在實用，不求含蓄、曲折，故多采用直接的筆法敘事、說理。插敘、插敘、分?jǐn)⒌扔玫幂^少，只在通信、消息、調(diào)查報告的寫作中才用得上。

應(yīng)用文中的表述要力求真實、準(zhǔn)確，不帶主觀愛情色調(diào);線索清晰，敘述完整;以概述為主，盡可能用概括的語言說出其前因后果、來龍去脈，使讀者了解其梗概。

2.說明

說明，就是用簡明簡略的文字對事物、事理及人物進行解說的抒發(fā)形式。目的是使讀者對事物的形態(tài)、構(gòu)造、成因、性質(zhì)、種類、功能，對事理的概念、特點、來源、演變、關(guān)系等有一個鮮明的了解和認(rèn)識。

說明在應(yīng)用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體，主要是用說明的方式來寫的。其他文體如經(jīng)濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也經(jīng)常利用說明的方式解釋事理，探討事理。

說明的方式多種多樣，在使用過程中應(yīng)注意：定義說明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語簡明確切，具有科學(xué)性，不能用否定方式，防止“同義反復(fù)”;解釋說明要求捉住要領(lǐng)，言簡意明;分類說明注意按照寫作意圖選擇恰當(dāng)?shù)姆诸惤嵌龋俣确诸愔荒芨鶕?jù)一個標(biāo)準(zhǔn)，各種的總和要等于被分類的事物;比較說明運用時要求拿來作比的事物與被比物要相像，有明晰的相比點，盡量用人們熟悉的事物作比;舉例說明要求例子典型能給人以深刻的印象，舉例應(yīng)簡略，只需概述介紹，何必具體鋪敘;引用說明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認(rèn)真核對，使之確切可靠;比喻說明撓度求確切貼切;數(shù)字說明要求數(shù)字確切無誤，每位數(shù)據(jù)都要有來源;圖表說明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設(shè)計要合理，使人一目了然。

3.議論

議論，即議事論理，是運用事實材料和理論材料進行邏輯推理揭示觀點的一種抒發(fā)形式。它主要特征是證明性，即通過擺事實、講道理，或證明自己觀點的正確，或反駁對方觀點的錯誤。

在應(yīng)用文寫作中，議論常常使用。調(diào)查報告、總結(jié)、通報等文體，常常在表述事實、說明情況的基礎(chǔ)上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、會議紀(jì)要等公文，也常用議論來闡述黨和國家的方針、政策，讓下級機關(guān)和群眾理解和執(zhí)行。

應(yīng)用文寫作中的議論，與通常議論文中的議論有顯著的區(qū)別。通常議論文中，議論是最主要的表現(xiàn)方式，貫串全文仍然，論據(jù)、論據(jù)、論證三要素齊備。而在應(yīng)用文寫作中，最主要的抒發(fā)方法是表述和說明，議論穩(wěn)居從屬的地位，通常只是在表述、說明的基礎(chǔ)上進行。另外，應(yīng)用文的議論，通常也不須要作短篇大論，不需作復(fù)雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論據(jù)、論據(jù)、論證這樣一個完整的議論過程，而只是在須要剖析論證的地方，采取夾敘夾議的方式，或采取三言兩語的形式，點到即止，不作深入論證。

運用議論要注意，一要端莊，對任何事物的評價要實事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當(dāng)?shù)年U述觀點，不轉(zhuǎn)彎抹角，不回避矛盾。